В моем понимании, нет ни одной программы лучше, чем 1С Документооборот
https://v8prof.ru/on-line/1s-dokumentooborot/ . Для тех целей, что вы описали она подходит лучше всего. Самое главное, что разработчик у нее известный и отечественный, так что проблем, с тем чтобы купить лицензию у вас не будет никаких.