Существуют два основных способа хранения документов в архиве. Первый, это создание собственного архива. Организация может создать архив самостоятельно, выделив для этого отдельное изолированное помещение с естественной или искусственной вентиляцией и огнеупорными стенами. Ответственный за архив сотрудник должен вести его деятельность согласно локальному акту. Второй способ, это услуги по хранению документов
https://infologistics.ru/storage-documents То есть передача документов на хранение специализированной организации. Организация может заключить договор возмездного оказания услуг со специализированной организацией, которая предоставляет услуги по хранению документов. Какой именно способ вам подходит, я думаю решите. Если что, обращайтесь за помощью. Я только с данной компанией сотрудничаю много лет уже.